Weiterleitung an private Mail-Adressen¶
Über den Menüpunkt Einstellungen => Weiterleitung ist es möglich, an die
Hochschuladresse ausgelieferte Mails an weitere, private Mailadressen
weiterleiten zu lassen. Wir können aus mehreren Gründen jedoch nur dringendst
von dieser Möglichkeit abraten, die für Lehrende aus rechtlichen Gründen sogar
untersagt ist. Wie bereits auf einer vorherigen Seite geschrieben, ist es kein
Problem, in jedem beliebigen Mailprogramm einen zusätzlichen Account für die
Hochschulmail einzurichten, so dass die Weiterleitung eigentlich auch keinen Vorteil bringt – außer vielleicht einem unübersichtlicheren Posteingang.
In den folgenden Abschnitten erläutern wir einige Gründe, weshalb Sie Ihre hochschulbezogene Kommunikation auch nur über die Hochschulmail abwickeln sollten.
Datenspeicherung in privaten Mailboxen¶
Mails, die an Ihre Hochschuladresse gerichtet sind, haben in der Regel Inhalte, die Ihre dienstlichen oder studentischen Belange betreffen. Zumindest für Teile der an Sie gerichteten Mail trifft dies zu, so dass Ihre Mailbox insgesamt derartige Inhalte hat..
Zumindest für Lehrende und andere Angestellte der Hochschule sollte es somit selbsterklärend sein, dass diese Mails Inhalte haben können, die aus datenschutz- und arbeitsrechtlichen Gründen nicht in privaten Mailaccounts gespeichert werden dürfen. Dies gilt grundsätzlich, insbesondere aber bei kommerziellen, amerikanischen und nicht DSGVO-konformen Dienstleistern.
Für Studierende gibt es diesbezüglich noch keine verbindliche Regelung der Hochschule, doch sollten Sie davon ausgehen, dass eine solche kommen wird. Bis dahin können Sie bei Bedarf noch diese Video-Anleitung zu Rate ziehen.
Beantworten von weitergeleiteten Mails¶
Wenn Sie Hochschulmails an eine private Mailadresse weiterleiten, dürfte dies in aller Regel dazu führen, dass Ihre Antwort ebenfalls mit dieser privaten Adresse verschickt wird. Auf der Übersichtsseite haben wir erläutert, weshalb dies für Mitarbeiter untersagt ist (und für Studierende voraussichtlich in der Zukunft ebenfalls untersagt werden wird). Auch aus diesem Grund ist von der Verwendung der Mailweiterleitung abzuraten.
Auslieferungsgarantie¶
Die Hochschule übernimmt die Garantie, hochschulrelevante Mails bis zum Hochschul-Mailserver auszuliefern. Wir müssen aber leider oft beobachten, dass Emails wegen falscher Weiterleitungseinstellungen, voller Mailboxen oder aus anderen Gründen nicht zugestellt werden können. In diesen Fällen haben wir in aller Regel keine Möglichkeiten der Einflussnahme – und wir können auch nicht jeden Nichtempfänger einzeln auf das Problem hinweisen.
Wenn Sie Ihre Mails an eine private Mailadresse weiterleiten lassen und die Hochschulmailbox deshalb nicht mehr regelmäßig überprüfen, unterliegen Sie dem Risiko, wesentliche Informationen nicht zu erhalten. Dies kann allgemeine, an Sie gerichtete Emails betreffen, aber ebenso wichtige Schreiben der Hochschulleitung oder der Verwaltung. Und schließlich führt die zunehmende Organisation der Lehre mit der Lehrplattform GLAREAN auch dazu, dass wesentliche Informationen, beispielsweise aus Kursen, Sie direkt über GLAREAN-Mail erreichen müssen.